Шаг 1: инвентаризация текущих броней

Сначала нужно собрать все существующие записи в один структурированный цифровой формат.

Перенести брони из тетради можно с помощью нейросетей. Существуют AI-сервисы и приложения, которые позволяют сфотографировать страницу тетради и автоматически распознать текст. Например, сервис для OCR, который преобразует изображения и PDF-файлы в текст, а уже из этого текста любая нейросеть может сформировать таблицу.

Или ещё проще — сразу воспользоваться ИИ-агентом Alice AI, который и любой почерк распознает, и соберёт все данные в таблицу.

Перенести брони из телефона тоже несложно. Нужно выгрузить контакты из адресной книги. И на iPhone, и на Android есть стандартные функции экспорта контактов в файл (чаще всего в форматах .vcf или .csv). Вам нужно будет выбрать контакты с пометками о бронировании и создать из них список.

Шаг 2: импорт в систему бронирования

Не нужно вносить сотни записей вручную. Хорошие системы бронирования имеют удобный инструмент импорта.

Система от retain предоставляет готовый шаблон файла с нужными колонками. Вам нужно привести файл к этому виду и загрузить в программу.

Если в файле есть ошибки — нестрашно. Система обработает его и укажет номера проблемных строк, чтобы вы могли их быстро исправить и загрузить повторно.

Если таблица составлена не идеально — тоже не проблема. Система автоматически проверяет, нет ли в импортируемом списке повторяющихся гостей или броней, и предотвращает создание дубликатов.

Шаг 3: настройка автоматического подтверждения

Теперь важно сообщить гостям, что их бронь перенесена в систему, и подтвердить её. Для этого используются триггерные рассылки — автоматические сообщения, которые отправляются при определённом событии (например, при создании новой брони).

Вы можете настроить разовую рассылку по сегменту «Все гости с бронями на ближайшие две недели». В сообщении можно вежливо объяснить переход на новую систему и попросить подтвердить бронь ответным сообщением или по ссылке.

Не волнуйтесь, что гостям придут лишние сообщения. Если вы сначала настроили рассылки, а потом импортировали базу, система понимает это и не отправляет уведомления на старые брони. Также она защищена от спама: одно и то же сообщение не отправится дважды одному гостю.

Рекомендуется настроить два основных сценария:

Шаг 4: коммуникация с гостями через единый канал

Онлайн-система становится главным окном для общения с гостем до его визита.

Все пожелания гостя (стул для ребенка, стол у окна, тихий зал) прикрепляются к брони и видны всем администраторам. Больше никаких забытых заметок на полях.

Шаг 5: настройка «дежурного» канала уведомлений

Чтобы ни одно сообщение гостя не потерялось, настройте каскадную отправку уведомлений.

Как это работает? Система пытается доставить сообщение гостю через основной канал, например, WhatsApp. Если доставить не удаётся (у гостя нет WhatsApp или у сервиса технические неполадки), система автоматически отправляет то же сообщение через резервный канал — например, SMS.

Перенос броней из офлайна в онлайн — это стратегическое решение для порядка и роста. Вы не просто избавляетесь от тетради, а создаёте современный, удобный и надёжный сервис для своих гостей. Позвоните или напишите в retain — мы расскажем о нашем виджете и тарифах, а если вы решите перенести брони в онлайн — поможем на всех этапах.