Как выбрать систему бронирования раз и навсегда

Вы решили внедрить систему онлайн-бронирования, но не знаете, какую выбрать. Это нормально, особенно если никогда раньше с ними не работали. Чтобы не нарваться на слишком высокий тариф или неудобный функционал, стоит заранее поговорить с будущим поставщиком и задать ему правильные вопросы.

Функции

Как работает система, есть ли в ней функция автоматических сообщений в смс или WhatsApp, каким способом обрабатываются заявки и куда сохраняются, как формируется единая база гостей — всё это важные моменты, которые стоит уточнить. Выбирайте ту систему, которая будет удобной — и для сотрудников, и для бизнеса в целом.

Виджет от retain универсален: мы собрали все полезные функции, которые могут вам понадобиться для автоматизации работы ресторана, и большинство из них доступны по одному-двум кликам. Даже если никогда не пользовались — быстро привыкнете.

Будьте осторожны с компаниями, у которых на сайте нет прозрачных тарифов. Часто это значит, что сначала поставщик изучит ваш бизнес и доходы, а потом подготовит закрытое коммерческое предложение. И сумма в нём может стоять любая, нередко — заоблачная. Даже если вашему коллеге установили то же самое в два раза дешевле — заказчик найдёт, как оправдаться.

Гораздо надёжнее выбирать из готовых тарифов, где уже есть всё необходимое. Если какой-то функции не хватает, обязательно спросите, в какой тариф она входит. И учтите, что некоторые поставщики любят дописывать мелким шрифтом, что за любую дополнительную помощь — отрисовать стол на схеме, настроить интеграцию, провести обучение — нужно платить отдельно.

В системе от retain все услуги входят в тариф: мы сами отрисовываем схемы, настраиваем инфраструктуру учётных записей, делаем миграцию данных, обучаем персонал.

Интеграции

Системы онлайн-бронирования могут интегрироваться с телефонией, программой лояльности, сервисами смс- и WhatsApp-рассылок. Это удобно — например, можно во время входящего звонка видеть всю информацию о клиенте, собирать данные о бронированиях, автоматически отправлять сообщения клиенту. Уточните у поставщика, с чем «дружит» система, чтобы не упустить ни одной полезной функции.

Данные и безопасность

Обратите внимание, как поставщик работает с документами. Если вам скидывают ссылки на файлы с общим доступом, это тревожный звоночек — ваши стратегические планы могут увидеть посторонние. Доступ к документам должен открываться только по запросу на персональные почты сотрудников.

Такая же ситуация — с паролями. Если их скидывают в общие чаты и даже в личку мессенджера — с безопасностью всё плохо. Лучше всего, если пароли хранятся на специальном сервере, а вам предоставляют временную ссылку на него. Кстати, про хранение паролей лучше узнать отдельно — если поставщик, условно, записывает их в табличку Excel, это серьёзный повод задуматься о его профессионализме.

Уточните, у кого конкретно в команде будет доступ к вашим учётным записям — это тоже вопрос безопасности. А ещё — как происходит восстановление пароля в экстренной ситуации. Если ответы расплывчатые — лучше поискать другую компанию.

Мы в retain серьёзно относимся к информации, которую нам доверяют — пароли никогда не попадут в чужие руки.

Миграция

База гостей — ваш главный актив и ваше уязвимое место. Поэтому не стесняйтесь спрашивать у поставщика, что он делает с данными клиентов после расставания. Договоритесь на берегу, что база должна быть удалена, если вы решите переехать на новую систему.

Уровень обслуживания

В хорошо настроенной системе редко что-то идёт не так, но от проблем не застрахован никто. Подписывая договор, обратите внимание на SLA — гарантию о качестве услуг. От этого будет зависеть, насколько оперативно компания будет реагировать на ваши запросы и устранять ошибки.

В retain всё прозрачно. Наша команда поддержки выходит на связь в течение 15 минут.

Гарантии

Крупные клиенты — не всегда показатель хорошей работы. Даже если ваши коллеги сделали выбор в пользу конкретной системы бронирования, это не повод слепо доверять поставщику. Гораздо важнее узнать, как компания решает проблемы. Узнайте, как поставщик действует в критических ситуациях, как обрабатывает запросы, как обучает сотрудников. Это покажет его настоящую надёжность.

Решение настроить систему бронирования столов в ресторане — правильное, но только если с вами будет надёжный поставщик. Позвоните или напишите в retain — мы расскажем о нашем продукте, тарифах и о том, как будет проходить интеграция. Обещаем: с нами будет комфортно!