Напоминание о брони: когда отправлять и что писать

Автоматические напоминания о брони — это инструмент, который экономит время персонала и сокращает количество неявок. Не нужно обзванивать гостей вручную — система сама отправит сообщение и напомнит о визите.

В современных системах бронирования есть два основных типа таких напоминаний. Первый срабатывает до начала брони (например, за 24 часа или за 3 часа) и нужен, чтобы гость не забыл о визите. Второй отправляется после завершения брони — через несколько часов или дней, чтобы поблагодарить гостя и получить от него обратную связь.

Тайминг и каналы: когда и куда отправлять

Выбор тайминга зависит от специфики заведения. Самый популярный вариант — напоминание за 24 часа: у гостя достаточно времени скорректировать планы, а у ресторана — есть шанс продать освободившийся стол. Для демократичных кафе или обеденных броней лучше подходит интервал за 3 часа — это финальный «пинок» перед выходом. Что касается сообщений после визита, обычным гостям оптимально писать через пару часов или на следующий день, а если был банкет от 10 человек — подождать 1−2 суток.

Связь с гостем сегодня лучше держать через несколько каналов одновременно. Самые надёжные — SMS и мессенджер MAX Дополнительно можно использовать push-уведомления в Wallet. Такая функция возможна в retain. Если у вас установлена программа retain loyalty, то база владельцев карт лояльности будет синхронизирована с retain booking.

Тексты: готовые шаблоны для разных ситуаций

Чтобы сообщения работали эффективно, важно не только выбрать правильное время, но и подобрать формулировки. Тексты должны быть короткими, понятными и сразу давать гостю нужную информацию. Вот подборка готовых шаблонов для разных случаев — их можно копировать и адаптировать под свой ресторан.

Коммуникация после визита

Ссылка на отмену или перенос

В любом напоминании (особенно за 24 часа) обязательно должна быть ссылка на отмену или перенос. Её можно добавить практически к любым сообщениям. Это удобно для гостя — ему не нужно никуда звонить, чтобы изменить планы. И выгодно для ресторана: если человек не придёт, он освободит стол в один клик, и вы успеете отдать бронь другим гостям. Ссылка работает мягче, чем требование позвонить, и снижает риск, что гость просто проигнорирует сообщение и не явится без предупреждения.

Автоматические напоминания решают сразу несколько задач: снижают нагрузку на персонал, уменьшают процент неявок и создают у гостя ощущение заботы. А ссылка на отмену и своевременная благодарность работают на лояльность эффективнее любых скидок.

Все описанные сценарии возможны в retain booking. Если вы хотите начать работать с системой, которая оптимизирует процессы в вашем ресторане, — позвоните нам. Мы расскажем подробнее, покажем, как это работает, и поможем настроить её под ваши задачи.