Нажмите «ОК», если вы соглашаетесь с условиями обработки cookie и ваших данных о поведении на сайте, необходимых для аналитики. Запретить обработку cookie можете через браузер.
Особенности бронирования в booking
retain booking помогает принимать заявки, планировать посадку, встречать гостей и контролировать загрузку ресторана. В этой статье — весь путь бронирования: от первого обращения до завершённого визита.
01 Бронь и заявка
Заявка на резерв — это обращение гостя с формы резерва на сайте, агрегаторе или другом внешнем канале. В ней есть пожелания гостя: дата, время, количество персон, имя, телефон и комментарий. Но нет назначенного зала и стола.
Бронирование (бронь) — это готовая запись для посадки. У неё всегда есть дата, время, длительность, зал, стол или несколько столов, данные гостя и статус.
Бронь нельзя создать без длительности и без стола:
- гостя нельзя посадить на неограниченное время;
- гостя нельзя посадить без назначенного стола;
- за одним столом в один промежуток времени может быть только одна бронь.
Эти правила не дают завестись беспорядку в данных и испортить аналитику.
02 Заявки в «Неразобранное»
Все необработанные заявки на резерв и пропущенные звонки попадают в раздел «Неразобранное».
Чтобы получать уведомления на планшет, включите push-уведомления:
- «Ок» в плашке на разрешение.
- Если плашки нет, на странице редактирования своей учётной записи.
У иконки «Неразобранное» в боковом меню видно количество новых обращений. Раздел обновляется автоматически каждую секунду на всех устройствах ресторана: перезагружать страницу не нужно, новая заявка появляется на всех планшетах одновременно.
Управлять заявками можно и с мобильной версии приложения.
Создать бронь из заявки:
- Откройте «Неразобранное».
- Найдите заявку и при необходимости позвоните гостю, чтобы уточнить детали.
- Нажмите «+».
- Выберите зал и стол. Или нажмите «Любой свободный» — система сама подберёт.
- Сохраните бронь.
Данные из заявки заполняются в карточке автоматически. После создания брони заявка исчезает из «Неразобранного».
Отменить заявку:
- Нажмите красный крестик «Отменить заявку».
- Выберите причину и подтвердите действие.
Отменённые заявки сохраняются в отдельном списке. Чтобы открыть список, нажмите на плашку «Отменённые заявки» в «Неразобранное».
03 Контроль через «Брони: список»
Раздел «Брони: список» помогает контролировать загрузку на несколько дней или недель вперёд.
Или делать контрольный срез по результатам недели/месяца.
Или делать контрольный срез по результатам недели/месяца.
В списке можно:
Используйте этот раздел, когда нужно оценить будущую загрузку, проверить депозиты или быстро найти нужную бронь без привязки к конкретному залу.
На скрине ниже серыми плашками пояснены некоторые компоненты списка.
- посмотреть брони за любой период;
- вывести брони по всем залам или по конкретному залу;
- отфильтровать список по статусу, источнику и статусу оплаты депозита;
- найти бронь по номеру, имени или телефону гостя;
- позвонить гостю по номеру из брони;
- создать новую бронь.
Используйте этот раздел, когда нужно оценить будущую загрузку, проверить депозиты или быстро найти нужную бронь без привязки к конкретному залу.
На скрине ниже серыми плашками пояснены некоторые компоненты списка.
04 Управление через «Календарь»
Раздел «Брони: календарь» помогает управлять посадкой внутри конкретного зала: видеть занятые столы, уплотнять расписание и быстро менять план в течение смены.
У слотов 3 состояния:
🟨Жёлтый — ограничение скоро закончится, насторожиться.
🟥Красный — пора рассчитать гостя или продлить ограничение.
- Бронь завершена: слева от линии «сейчас», бледная, нельзя редактировать.
- Гость сидит прямо сейчас: линия пересекает слот; окрашена в зелёный, жёлтый, красный цвет; можно редактировать.
🟨Жёлтый — ограничение скоро закончится, насторожиться.
🟥Красный — пора рассчитать гостя или продлить ограничение.
- Гость ещё не пришёл: справа от линии «сейчас», белая, можно редактировать.
В календаре не отображаются брони в статусе «Отменено» | «Пропущено».
- Зажмите слот и перетащите вверх или вниз, чтобы пересадить гостя за другой стол.
- Передвиньте слот вправо или влево, чтобы изменить время начала брони.
- Потяните за правый край слота, чтобы изменить длительность.
- Зажмите слот одной брони, перетащите на слот другой и отпустите, чтобы поменять столы между гостями (рокировка).
Зелёная подсветка показывает, что новый стол подходит по вместимости и времени. Красная означает конфликт с другой бронью.
В залах с большим количеством столов используйте кнопку «Поднять занятые». Она выводит столы с бронями в верхнюю часть списка.
05 Работа со «Схемой зала»
«Схема зала» помогает контролировать посадку в конкретный момент времени.
Свайпайте ленту времени вправо или влево, чтобы посмотреть загрузку в прошлом или будущем. Нажмите «Сейчас», чтобы вернуться к текущему времени.
Нажмите на стол — откроется список всех броней за ним на выбранную дату. Бронь, которая идёт в этот момент, отмечается ярлычком «Сидят сейчас».
06 Статусы брони
В retain booking шесть статусов:
- «Новая бронь» — бронь создана, актуальность визита ещё не подтверждена.
- «Подтверждено» — гость подтвердил, что придёт.
- «Гость пришёл» — гость уже сел за стол.
- «Реализовано» — гость рассчитался и ушёл.
- «Пропущено» — гость подтвердил визит, но не пришёл в установленное правилами ресторана время.
- «Отменено» — гость сообщил, что не придёт.
Хостес меняет статус вручную. Если при создании брони вы указали длительность с запасом, после статуса «Реализовано» система сокращает её до фактического времени визита и освобождает стол для следующих гостей.
Пожалуйста, доводите бронь до конечного статуса: Реализовано или Отменено или Пропущено.
Только так дашборды в аналитике будут работать корректно.
Только так дашборды в аналитике будут работать корректно.
07 Поиск брони
Если потеряли бронь, откройте глобальный поиск через иконку лупы в боковом меню. Введите имя, телефон гостя или любые другие приметы. Нажмите «Поиск».
Глобальный поиск собирает в одной выдаче брони, заявки, звонки и карточки гостей по всей доступной базе ресторанов.
08 История изменений
Менеджерам доступен раздел «История изменений». В нём фиксируются действия сотрудников с бронями, заявками и гостями.
Раздел помогает проверить:
- кто и когда создал или изменил бронь;
- кто поменял статус, дату, время, длительность, номер телефона или другие данные;
- когда хостес обработала заявку и создала из неё бронь.
Используйте историю изменений, если нужно восстановить ход событий или разобраться в спорной ситуации.
